Привіт, мене звати Алла Ждань, і я PMO Community Manager в SoftServe. Якщо простими словами, то моя робота — дбати про проджект-менеджерів. Разом з командою ми створюємо можливості для розвитку, допомагаємо проджект-менеджерам користуватися всіма перевагами спільноти, підтримуємо у прагненні реалізувати свій потенціал як авторів статей, спікерів, тренерів та в інших ролях, що можуть зацікавити учасника спільноти практиків (Community of Practice).

Спільнота практиків націлена переважно на професійний розвиток, але зараз такий час, що люди прагнуть згуртовуватися довкола хорошої благодійної мети. Фактично, у всіх є потреба в тому, щоб зробити свій внесок у перемогу і пришвидшити її, роблячи гуртом якісь хороші справи. В цій статті ви дізнаєтесь про три способи об’єднати свою спільноту довкола хорошої мети та про цікаві благодійні акції, які можна реалізувати на роботі.

Мерч за донат для благодійного фонду «Повернись Живим»

PMO (Project Management Office), в якому я працюю, мав свій брендований мерч – різні речі з логотипом. Ми замовили їх ще в 2018-му році, і дарували спільноті по мірі необхідності. В квітні 2022 вирішили, що цей мерч не має припадати пилом на складі і запланували тотальний розпродаж. З певною знижкою, звісно (але не 90%), адже кошти ми збирали на благодійний фонд «Повернись живим».

Спершу ми провели ревізію всього, що в нас є, і виявилося, що є парасолі, горнятка, термоси, футболки та пляшечки. Зокрема, буквально пару штук тих, що лишилося після PM Good News Conf – ми їх дарували за перемогу у вікторинах. З цього асортименту особливе значення мали саме футболки, адже раніше ми дарували їх всім новим проджект-менеджерам (ця традиція закінчилася з початком карантину). Тому брендована футболка – великий ексклюзив PMO, була найбажанішим лотом.

/uploads/stories/three-charity-projects-your-community-can-do-in-2023/collage1.jpg?1675207778559

Загалом в наявності в нас була 181 річ, тому для зручності ми зробили з них невеличкий каталог. Після анонсу про розпродаж всі бажаючі могли отримати посилання на сторінку з товарами і обрати щось для себе. Ми закріпляли резервації, і збирали кошти для майбутнього донату, викреслюючи той мерч, що вже продався повністю. Каталог ми анонсували 11 квітня і вже 19 числа мали повний sold out всіх речей. Далі був етап доставки: речі відправляли поштою в межах України або передавали з рук у руки у Львові. Так, ми вирішили обмежитися Україною, хоч в нас є проектні менеджери в семи країнах, бо не були впевнені, що все прийде вчасно та безпечно.

Дні, коли ми мали змогу зустрітися зі спільнотою і передати мерч з рук в руки, були дуже приємними. До нас заходили колеги, які ніколи не бували в HQ офісі, учасники спільноти, які тимчасово переїхали з Харкова чи Києва. Вони забирали свої футболки, парасолі чи горнятка і нерідко розповідали, що виїжджали з поспіхом і навіть не мали змоги захопити якісь особисті речі. То були зворушливі зустрічі з обіймами і тест-драйвом парасоль в мітингрумі (без води обійшлося, просто відкривали і закривали перевіряючи, чи працюють всі механізми).

Наступного тижня після цього, ми з колегою відправили 55 посилок по всій Україні. Це були 5 годин пакування і відправки, адже ми вирішили не перекладати цей процес на працівників пошти, бо хотіли упакувати подарунки персонально, аби все дійшло до отримувачів в найкращому вигляді. Кілька перших покупців отримали листівки, підписані від руки, тому ми подбали про те, щоб нічого не загубилося і гарно розмістилося в коробках. Тепер ми знаємо, що в один прямокутний тубус 120 см без проблем поміщається 3 парасолі-тростини і горнятко!

/uploads/stories/three-charity-projects-your-community-can-do-in-2023/collage2.jpg?1675209083642

Відправка посилок. Зі мною колега Ірина Младьонова, з якою ми пакували посилки

Загалом вдалося зібрати 50 000 грн донату, потішити спільноту мерчем і створити спільний благодійний проєкт. Адже так важливо бути причетними до добрих справ: не у всіх є змога активно займатися волонтерською діяльністю, хтось радо зробить донат чи підтримає благодійну ініціативу.

Тому, на мою думку, задача ком`юніті менеджера – створити такі можливості, цікаві ініціативи, до яких буде зручно, легко і приємно долучитися.

Як зібрати 74 тисячі гривень з розпродажу книг

Після того, як ми розпродали весь мерч у квітні, ми вирішили зробити збір і благодійний розпродаж паперових книг. Звісно, що література мала бути присвячена проектному менеджменту, лідерству, роботі в команді, різним методологіям, бізнесу. Проджект-менеджери SoftServe, працівники з різних відділів, та навіть друзі з інших компаній приносили книги в офіс або відправляли поштою.

Так, за кілька тижнів зборів набралося 40 книг. Ми зробили каталог і додали 5 секретних лотів від директора PMO Дениса Прилуцького (їх ми планували показати через тиждень після старту продажів). Раніше ми збирали кошти і тоді самостійно переводили їх у наш корпоративний благодійний фонд «Відкриті Очі», але вирішили, що тепер людина, яка хотіла отримати книгу самостійно робила донат і скидала платіжку як підтвердження. Ми відкрили цей розпродаж для всіх бажаючих і дали змогу зовнішній спільноті долучатися. І він дуже бадьоро розпочався!

/uploads/stories/three-charity-projects-your-community-can-do-in-2023/collage4.jpg?1675210288092

Ми очікували, що вже на цьому етапі люди просто купуватимуть лоти, але, хоч ми не оголошували додатковий збір, спільнота продовжила відправляли нам книги. За два тижні банк з 40 штук виріс до 117. Один делівері-директор привіз 30 книг, чим дуже збагатив наш каталог! В якийсь момент ми вже перестали їх приймати, бо вже було нікуди дівати.

Кожен хотів зробити щось хороше, одна проджект-менеджерка з Харкова, яка зараз тимчасово проживає у Львові, написала нам, що дуже хотіла відправити книги, але не може це зробити, бо її бібліотека лишилася вдома. Тому вона придбала нові і відправила їх нам. То був один з найзворушливіших моментів цих місяців після повномасштабного вторгнення. Таких важливих моментів.

Загалом в 2022 ми зробили два благодійні збори і розпродажі книг. Загальна сума донатів за 184 книги склала 74000 грн.

Заходи для спільноти

У SoftServe ми звикли ділитися експертизою як між собою, так і назовні. Це можна робити різними способами: створити платформу в компанії де учасники ком`юніті можуть ставити одне одному запитання чи просити про пораду в різних ситуаціях, допомогти стати тренером, ментором і, звісно, спікером на зовнішніх заходах.

Влітку SoftServe організовував цілу серію заходів під назвою Underground, про яку розповідала моя колега Наталя Шевельова у цій статті. На такі заходи запрошували в спікери спеціалістів різних профілів. Зокрема, 7 проджект-менеджерів та проджект-менеджерок поділилися своїм досвідом використання експертизи в благодійних проектах від нашої краудсорсингової платформи Open Tech.

/uploads/stories/three-charity-projects-your-community-can-do-in-2023/even.jpg?1675639793793

Чим серія заходів крута з точки зору благочинності і залученності спільноти? Виділю три основні пункти:

Спільна парасолька. Дуже цілісно дивиться серія заходів, які об’єднані одною метою, проектом чи темою. Яка тема може поєднувати експертів з вашої компанії? Можливо, це інновації в бізнесі, навчання у важких умовах, або гуртування команд у умовах війни? Впевнені, у вас є той досвід, що буде корисним зовнішній спільноті.
Внутрішня спільнота ділиться досвідом із зовнішньою. Тут що круто – вихід з зони комфорту, адже є питання, які можливо не озвучать колеги, але не посоромляться запитати друзі чи незнайомці з інших компаній.
Збір донатів. Тут є кілька варіантів. Перший – зробити платним захід на стадії реєстрації, другий – додати QR-коди і можливість задонатити на самому заході, або ж ще один – надавати доступ до записів виступів спікерів за донат. Першим варіантом, наприклад, скористалися наші друзі з Product Management Office, коли робили благодійну конференцію. Вони залучили зовнішніх та внутрішніх спікерів і зібрали більше 200000 грн донатів.

Благодійні ініціативи на роботі, з мого власного досвіду, це чудовий спосіб не тільки допомогти країні чи локальній ініціативі, а й об’єднати команду, зміцнити відносини з колегами і, звісно ж, надихнутися. Адже, коли ви бачите, що ви можете комусь допомогти, принести користь, це дуже мотивує як у житті, так і в роботі. Сподіваюся, ця стаття також надихне вас на добрі справи 😊