Половина в успіху проджект-менеджера – це вибір правильної команди. З іншого боку, це чималий виклик. У цій статті ми поговоримо про бізнес-аналітика – ключ до успіху в роботі з клієнтами.

Мене звуть Марія Шмілик, я senior проджект-менеджер у SoftServe. За плечима у мене 11 років професійного досвіду роботи в IT і 4 роки досвіду роботи на позиції проджекта. Я працюю з кількома доменами, зокрема, це охорона здоров’я, телекомунікації, Інтернет речей, мобільні додатки, і т.д. Зараз я залучена у проєкт одного з топ-5 наших найбільших клієнтів, пов’язаний з охороною здоров’я. Він починався з команди в декілька осіб і виріс до 150+ людей. У цій статті я поділюся своїми секретами роботи з такою великою командою

В чому полягає роль бізнес-аналітика на моєму проєкті?

Стейкголдери з боку клієнта не мали уявлення про те, наскільки важлива роль бізнес-аналітика на проєкті. В їхній компанії продакт-менеджери (не плутати з проджектами) паралельно є сейлз-менеджерами. Вони тісно співпрацюють з клієнтами і найкраще розуміють потреби кінцевих користувачів. Водночас, продакт-менеджери не мають достатньо часу для щільної співпраці з командами з нашої сторони. Отже, виникла потреба додати «буферну» роль бізнес-аналітика.

Як зазначалося вище, продакт-менеджери не мають можливості брати участь у щоденних зустрічах в Scrum. Вони надають загальну картину функціоналу і описують як він має працювати, не заглиблюючись в процес розробки і інструкції користувача. Тому бізнес-аналітик (надалі БА) бере на себе цю частину роботи, покриваючи наступні елементи процесу:

Налагоджує комунікацію з продакт-менеджерами зі сторони клієнта, збирає загальні вимоги у беклог і представляє їх під час грумінгу;
Обговорює з командою вимоги, запитання, можливі ризики, перепони, план виконання і передає інформацію продакт-менеджеру;
Два вищеописані кроки можуть повторюватись до тих пір, доки БА не зможе описати і оцінити час втілення проєкту в беклозі;
Продакт-менеджер переглядає узгоджений план дій і затверджує його, щоб команда могла приступити до процесу розробки.

Бізнес-аналітик – це головна людина, яка працює з продакт-менеджерами зі сторони клієнта, іноді залучаючи інженерів, коли є потреба в технічній підтримці. При цьому основним обов’язком БА є контроль дотримання вимог клієнта.

Як розподіляються ролі між проджект-менеджером та бізнес-аналітиком?

На моєму проєкті проджект відіграє роль тім ліда. Я відповідаю за операційну частину – звітність клієнту, збір даних, підбір кадрів, Scrum ofабо Scrums та взаємозв’язки між командами.

БА контролює обсяг задач і терміни їх виконання.

/uploads/stories/the-path-to-great-relationships-dot-how-to-build-synergy-between-business-analyst-and-project-manager/p1.jpg?1640163110117

На основі результатів планування обсягу задач, ми разом з БА плануємо навантаження команди по етапах. Моя ціль – це спланувати навантаження команди так, щоб відобразити скоуп та відстежувати перформанс.

БА також відіграє роль Scrum-майстра на внутрішніх зустрічах, коли я не маю можливості приєднатися через накладки в розкладі.

Як показати цінність і залучити першого бізнес-аналітика?

З нинішнім клієнтом ми працювали в командах як з бізнес-аналітиком, так і без нього.

Є команда з продакт-менеджером з боку клієнта та з розробниками з нашого боку. В іншій – ми переконали клієнта взяти БА.

Інколи в продакт-менеджера може лишатися всього година на тиждень, аби зустрітися з нами. Розробники, які працюють безпосередньо з продактом, можуть масштабувати дискусію та цикл планування. БА, з іншого боку, може самостійно ухвалювати певні рішення, спростовувати деякі вимоги, аналізувати роботу команди, комунікувати лише точки взаємодії. З таким підходом навіть одна зустріч на тиждень упродовж години може бути більш продуктивною, оскільки БА вже має готові результати.

Коли є БА, полегшується комунікація, оскільки зникають мовленнєві бар’єри, а бізнес-аналітик завжди на зв’язку для команди.

Додатковим аргументом на користь БА є те, що продакт-менеджери зі сторони клієнта не завжди мають технічну освіту. Вони можуть бути колишніми медиками, які тісно співпрацюють з лікарнями, але не можуть проконсультувати стосовно технічних моментів.

Клієнти позитивно відгукуються про роботу команд, де є БА. Вони згодні з тим, що так працюється краще, тому коли їм потрібна команда з шести людей, ми відразу плануємо залучати одного БА та 5 розробників. Клієнт готовий жертвувати швидкістю розробки, адже повільніший темп – це краще, ніж поганий результат.

Дізнавайся більше цікавого: Секрети ефективної взаємодії з QC командою

Які особливості пошуку бізнес-аналітика?

Якось я наймала бізнес-аналітика, яка раніше працювала в маленькій продуктовій компанії і виконувала подвійну роль проджект-менеджера та бізнес-аналітика. Окрім обов’язків БА, вона мала відвідувати one-to-one мітинги, обговорювати зарплати, наймати та звільняти людей тощо. Позиція у SoftServe мотивувала її тим, що тут вона могла спробувати себе лише в одній ролі бізнес-аналітика. На мій погляд, це значна перевага, коли людина може фокусуватися виключно на бізнесі та потребах компанії.

Окрім самих БА, чудовими кандидатами на цю роль є QA інженери. З мого попереднього досвіду, вони можуть добре управляти вимогами. Також під час співбесід наш клієнт часто запитує, чи має кандидат досвід роботи у сфері охорони здоров’я. І знайти людину з таким досвідом може бути складно. Тому QA спеціалісти, які працювали на проєктах з охорони здоров’я, можуть бути гарними кандидатами на цю позицію.

На інтерв’ю я звертаю увагу на попередній досвід кандидатів і ставлю багато питань про особливості їхніх обов’язків та якість велику увагу попередньому досвіду кандидатів. Багато розпитую про нюанси їх обов’язків та якість перфомансу.

Як запобігти вигоранню бізнес-аналітиків?

У наших БА велике навантаження, тому інколи вони вигорають.

Ось кілька причин та ситуацій, які можуть призвести до вигорання та втрати мотивації:

Дедлайни горять, а продакт з боку клієнта не відповідає;
Декілька продактів від клієнта ставлять суперечливі вимоги;
Непорозуміння між БА і продакт-менеджером, що впливає на виконання вимог;
БА має контролювати занадто багато взаємних обов’язків між членами команди девелоперів;
БА іноді змушений відстоювати позицію перед розробниками, коли вони намагаються вплинути на вимоги клієнта;
Іноді команда передає скоуп іншій команді після планування, і робота БА починається з нуля з іншим скоупом.

/uploads/stories/the-path-to-great-relationships-dot-how-to-build-synergy-between-business-analyst-and-project-manager/p2.jpg?1640163445326

То як же ми боремося з вигоранням? Ось декілька найкращих практик:

Разом з командою клієнта ми створили матрицю RACI, що дозволяє всім зацікавленим сторонам бути в курсі обов’язків кожної людини на проєкті;
Як проджект-менеджерка, я фіксую обов’язки своїх БА, щоб вони чітко розуміли, що від них очікують;
Ми спробували підходи в роботі з різними запитами та вимогами, щоб підтримати і захистити бізнес-аналітиків;
Ми інвестуємо у професійний розвиток нашої команди. В нашому випадку дуже актуальним є навчання у галузі охорони здоров’я, адже це наш домен. Тому ми маємо продовжувати більше дізнаватися про цей напрям, аби краще розуміти особливості бізнесу клієнта;
Ми запровадили внутрішні нагороди та визнання для БА та всієї команди, які базуються на фідбеку.

Насамкінець, я хочу підкреслити, що визнання – це гарний спосіб мотивувати команду та запобігти вигоранню. Зазвичай я номіную своїх колег на SoftServe Awards з думкою про те, скільки чудових речей вони створили за рік. SoftServe Awards – це внутрішня премія, на яку кожен може подати найкращих співробітників в певних категоріях. Це ефективний спосіб висвітлити досягнення ваших колег і, я думаю, ви завжди можете знайти щось, що виходить за рамки рутинних процесів. Позитивний фідбек та визнання з боку клієнта також дуже важливе. Навіть якщо команда геть виснажена роботою, визнання їхньої цінності завжди підбадьорює.

Інтерв'ю з Марією провела проджект-менеджерка SoftServe Лейла Мамедова

Марія Шмілик, Senior Project Manager 
Лейла Мамедова, Project Manager 