TechComm Conference від SoftServe щорічно відбувається в Україні і здобула популярність у всьому світі як серед професіоналів, так і початківців у цій галузі. З 2018 року ми багато уваги та ресурсів спрямовуємо на те, аби провести такі події і поділитися нашим досвідом. Таким чином наша дружня SoftServe спільнота росте разом з вами.

На останній конференції, що відбулася у 2021-му році, ми зібрали найкращих експертів у різних релевантних галузях, щоб вони поділилися своїм досвідом та професійними навичками. Ми обговорювали теми, про які рідко згадують у робочих рутинних розмовах. Серед них — доступність документів і презентацій, стратегії по створенню документації та розробці контенту, хитрощі для Agile команд технічних комунікаторів, ефективне використання ділової англійської, маркетингові стратегії та ментальні моделі, що впливають на очікування щодо зручності використання. У цій статті ми зібрали найцікавіші інсайти з конференції та декілька цінних порад, якими поділилися спікери.

Як забезпечити доступність

Чи знаєте ви, що приблизно 15% людей у всьому світі потрібні допоміжні технології для доступу до інструментів, вебсайтів і технологій? Це означає, що дуже важливо адаптувати документи до потреб кінцевих користувачів з вадами слуху чи зору, і не тільки.

Для цього найперше потрібно добре знати свою аудиторію. Ознайомтеся з уже наявними інструкціями, перевірте, як ваші документи звучать для людей за допомогою програм зчитування з екрана і виявіть проблеми, з якими ваша аудиторія може зіткнутись під час читання документації. Також спробуйте зібрати відгуки користувачів. Необхідно об’єднати інклюзивність, різноманітність та рівність, щоб доступно донести інформацію до всіх.

Більшість презентацій не є доступними. Дуже часто ми приділяємо більше уваги зовнішньому вигляду та дизайну, але забуваємо про доступність. Або ж просто ми не знаємо, як це зробити

Христини Грицишин, Technical Communication Expert у компанії SoftServe

Створюючи документи для 1/6 населення, не забувайте про такі корисні поради:

Використовуйте вбудовані стилі для програм зчитування з екрана, щоб правильно розподіляти інформацію
Використовуйте короткий описовий текст для посилань
Виділіть посилання підкресленим текстом для людей що не розрізняють кольори
Завжди додавайте альтернативний текст для зображень та піктограм
Забезпечте коефіцієнт контрастності для макета сторінки
Не використовуйте колір як єдиний спосіб передачі інформації
Перевірте доступність за допомогою вбудованої функції Check accessibility у програмах Microsoft Office, встановіть програму зчитування з екрана.

Підготовка стратегій документації

Ви теж бачите переваги в тому, щоб мати структурований план зі створення, публікації та ведення документації, що супроводжує продукт? Стратегія допомагає технічних письменників і клієнтів, особливо тих, хто має справу з кількома продуктами. Розробка стратегії складається з шести кроків, які в свою чергу залежать від типу документації та фінального її формату, моделі розробки програмного забезпечення, наявних інструментів і навіть від тенденцій.

Ось кілька корисних порад, які покращать якість та точність стратегії документації:

Управління версіями та резервне копіювання. Ніколи не нехтуйте правилом версійності, адже настане день, коли воно вам допоможе
Єдине джерело контенту та автоматизація для економії часу та ефективності в цілому
Набутий досвід є величезним плюсом
Командна робота, в якій спілкування є надзвичайно важливим, усі зацікавлені сторони також повинні брати у ньому участь
Управління ризиками
Тримати в голові «загальну картину», розуміти, яку бізнес-ціль ми переслідуємо.

Є одна річ, яка іноді залишається поза увагою технічних письменників, які звикли зосереджуватися на дрібних деталях та процесах оцінювання. Ви заінтриговані? Пропонуємо переглянути запис другої доповіді з нашої конференції, в якому Оксана Слюсарова розповість вам про це детальніше. Командна робота, в якій спілкування є надзвичайно важливим, усі зацікавлені сторони також повинні брати у ньому участь

Як писати для людей

Ми добре знаємо, що контент створюється людьми для людей. Ось чому життєво важливими для успіху є виразна людяність у контенті, знання психології, що лежить в основі контент-стратегії, і вирішення типових помилок у контенті. Тож уникайте надмірної технічності, надмірного бажання продати, обходьте будь-яке «занадто» і спрощуйте хитромудрий текст.

Час формування першого враження становить 0,05 секунди, уявляєте? Контент-стратегія охоплює як психологію, так і письмо — доволі сильний аргумент аби мати таку стратегію у своєму арсеналі.

Ми рекомендуємо вам використовувати такі техніки як діалоговий маркетинг, соціальний доказ, просувати цінність замість функції, користуватись SEO підходами, відійти від контенту, який базується на больових точках користувача, а натомість подавати рішення — реакція вашої аудиторії вас безперечно вразить.

Як команді технічних комунікаторів вижити у світі Agile

Методологія Agile разом із її перевагами та недоліками була і залишається гарячою темою для обговорень в ІТ вже досить довго, особливо коли справа доходить до команди по роботі з документацією. Комунікаційний аспект в Agile важливіший, ніж окремо взяте написання технічної документації.

Існують різні Agile концепції, які команда по розробці документації мала би прийняти та адаптувати, наприклад, розробка MVP документації, адаптація формату завдань в беклозі з урахуванням потреб документування та планування регулярних мітингів.

Питання полягає в тому, як виконати хоч якусь роботу з усіма цими мітингами? Ось кілька порад як це може працювати для кількох команд технічних комунікаторів:

Стендапи раз на тиждень, щоб тримати всіх в курсі всіх деталей;
Ретроспективні зустрічі раз на місяць;
Щомісячна зустріч «покажи та розкажи», де можна поговорити про нові відкриття або попросити поради;
Демоверсії спринта допомагають командам перевірити, чи правильно вони задокументували роботу.

Що допоможе писати англійською краще?

«Те, що легко читається, зазвичай дуже важко пишеться», особливо іноземною мовою. Якщо вам справді складно писати, це означає, що ви чудово справляєтесь зі своєю задачею.

Ми сподіваємося, що ці поради допоможуть вам під час написання текстів:

Ніколи не нехтуйте ясністю заради стислості: використовуйте якомога менше слів, але стільки, скільки вам потрібно
Починайте нову думку з нового речення
Пишіть так, як ви говорите: використовуйте активний стан замість пасивного та не забувайте про скорочення. Якщо в кінці речення англійською можна додати фразу «by the zombies», ви використовуєте пасивний стан і вам варто перефразувати речення
Говоріть природно, не використовуйте жаргонізми та непрямі дієслова (використовуйте ‘call’ замість ‘give a call’)
До речі, ви можете і повинні починати речення з ‘and’. Не існує жодного правила яке б це забороняло. Просто пишіть так, як ви говорите
І остання рекомендація, яка безперечно розбила серце не одного автора: Маркус Ефстратіо, копірайтер у Craft Copywriting, не використовує оксфордську кому і взагалі вважає, що розділові знаки слід спростити.

Як зробити послуги технічного письма затребуваними?

Прибутковість будь-якої зовнішньої групи технічної комунікації залежить від її здатності просувати свої послуги. Тож зрозуміло, чому вони інвестують в маркетинг. Але як щодо команд ТС всередині якоїсь компанії? Згідно з даними 2018 року, вони становлять близько 80% усіх технічних комунікаторів, які працюють у галузі.

Сол Карлінер, професор в університеті Конкордіа (Монреаль, Канада) пропонує розглянути два шляхи, якими ідуть техкомм команди: розширення сфери послуг, які вони надають, і відтак залишаються в грі і не звертаються до аутсорсингу, або ж повне вилучення техкомунікації з проєктів. Поганий рівень надання послуг, неконкурентоспроможні ціни або невдала співпраця можуть призвести до того, що від послуг техкомунікаторів відмовляться. Тому внутрішнім командам важливо таргетувати свою діяльність за допомогою різних підходів. Спробуйте організаційне оформлення відносин між групами в межах компанії, чітке визначення маркетингових цілей і створення різноманітних рекламних матеріалів. Іншими словами, головна мета — переконати тих, хто ухвалює рішення, і продемонструвати цінність якісних послуг у сфері технічної комунікації.

Що таке ментальні моделі і для чого вони потрібні техкомунікаторам?

У нашому повсякденному житті ми робимо безліч речей, навіть не замислюючись про це. Ми вчимося виконувати те чи інше завдання, і, завдяки безперервному повторенню, воно стає рефлексом. На цей процес значно впливають наші власні поведінкові моделі або надзвичайно складна поведінка, що визначається нашим досвідом, місцем проживання та очікуваннями. Ці моделі є унікальними для кожної людини та навряд чи піддаються узагальненню.

Тому в контексті глобальної технічної комунікації важливо виявити ментальну модель вашого клієнта або загальні тенденції та адаптувати свій метод створення документів відповідно до очікувань. Найкраще це вдається через комунікаційні рішення на основі когнітивних можливостей. Вони узагальнені в абревіатурі RIDES (Realize, Investigate, Develop, Evaluate, Share), що перекладається як усвідомлювати, досліджувати, розвивати, оцінювати та ділитися. Використовуючи цей підхід, ви можете зрозуміти та зобразити ментальну модель вашого клієнта. Це має вирішальне значення, оскільки все більше організацій розподіляють процеси своїх клієнтів і все більше людей у це залучено. Повний запис виступу дивіться за посиланням.

Перегляньте записи з конференції щоб дізнатися більше. Наші спікери — це наша велика гордість. І з ваших відгуків ми можемо впевнено заявити, що вони провели виняткову роботу — поділилися власним досвідом, показали нові аспекти роботи та спонукали розвиватися. Слідкуйте за анонсами — ми оголосимо про наступну конференція вже зовсім скоро!

Над матеріалом працювали: Олена Мамчур, Роман Пасіков та Михайло Швейка